In unseren Beratungsprojekten sind regelmäßige Meetings immer wieder ein kontroverses Thema. Irgendwie ist allen klar: Persönliche Kommunikation kann durch nichts ersetzt werden. Also muss man miteinander reden, am besten regelmäßig, in wöchentlichen Meetings, meist Jour fixe genannt.
Danach befragt, wie ergiebig diese institutionalisierten Meetings für die eigene Person sind, zeigt sich die Mehrheit der Befragten enttäuscht: Zu lang, zu irrelevant, zu nichtssagend. Die Gründe dafür sind meist in den folgenden Punkten zu suchen:
Meist fehlt eine Agenda, die Rahmen und Richtung des Meetings vorgibt. Die Regelmäßigkeit allein bringt nämlich nichts, wenn sie zum hohlen Ritual verkommt. Das muss nicht in übetriebenem Formalismus ausarten, eine kurze Mail reicht oft schon.
Regelmäßige Meetings werden oft mit "Gesprächsrunden" verwechselt, weil eine Moderation entweder fehlt oder nur halbherzig vorgenommen wird.
Ergebnisse werden nicht festgehalten, denn ein Protokoll gibt es meist auch nicht und wenn doch, dann gibt es häufig mehr oder weniger geschickt wieder, was von wem besprochen wurde, aber nicht mit welchem Ergebnis.
Aufgaben aus den vorigen Meetings werden nicht nachgehalten, womit wir wieder beim ersten Punkt dieser Aufzählung wären.
Klingt alles banal, finden Sie? Wir auch. Und dennoch will es so oft nicht gelingen, dauerhaft ein gesundes Mittelmaß zu finden zwischen formalen Regeln und ungezwungenem Austausch. Ein Patentrezept haben auch wir nicht parat (unter anderem deswegen, weil es das nicht gibt), aber die ein oder andere Idee. Eine erste, durchaus etwas unkoventionelle möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen. Den Meeting Timer!
Diese Software zeigt die bereits vergangene sowie die noch verbleibende Meeting-Zeit in verschiedenen Variationen auf dem Bildschirm an. So haben alle Meeting-Teilnehmer immer im Blick, wie viel Zeit bereits verbraucht wurde, und wie viel der angesetzten Zeit für die verbleibenden Agenda-punket noch übrig ist.
Hierbei bietet das kleine Tool durchaus mehr Möglichkeiten als einen simplen "Countdown-Effekt". Die Anzeige lässt sich beispielsweise in Powerpoint-Präsentationen einbinden, oder in einzelne Zeitkontingente (z.B. pro Person in Gesprächsrunden) aufteilen. Die Pro-Version bietet zusätzlich eine ganz besondere Funktion: Die Meeting-Kosten-Uhr. Hier wird neben der verbrauchten Zeit auch angezeigt, wieviel Geld das Meeting (anhand frei definierbarer Kostenschlüssel) bereits gekostet hat. Spätestens dieses Feature liefert einen völlig neuen Blick auf das Meeting, und das für alle Beteiligten.
Natürlich ersetzt dieses kleine Hilfsmittel keines der oben genannten Punkte. Es soll vielmehr auf ungewöhnliche Weise sensibilisieren und die Disziplin in der Gruppe positiv beeinflussen. Das kann helfen oder auch nicht, ist aber, wie wir finden, allemal einen Versuch wert und bringt frischen Wind in eingefahrene Meeting-Gewohnheiten.
Der Meeting-Timer ist (in einer abgespeckten Version) kostenlos und auch die Pro-Variante kostet nur wenige Euro. Das Tool erfordert keine Installation, läuft also auch problemlos vom USB-Stick auf dem Konferenzraum-Notebook! Es spricht also nichts dagegen, dieses kleine Hilfsmittel einfach einmal auszuprobieren.
http://www.exp-systems.com/MeetingTimer/Features.htm
Zugegeben, die Downloadseite sieht etwas "halbseiden" aus, und vielleicht sollten Sie Ihre IT darum bitten, die Datei für Sie herunterzuladen (und auf Viren zu überprüfen). Bei uns jedenfalls ist der Meeting Timer regelmäßig im Einsatz, nämlich immer dann wenn die Agenda mehr als 5 Punkte umfasst (und das tut sie häufiger...).
