Man muss ja nicht alles mögen, was aus dem kalifornischen Mountainview, dem Stammsitz von Google, kommt. Aber an der Innovationskraft dieses Unternehmens mag wohl niemand wirklich zweifeln. Also, vielleicht können wir ja etwas von den dort angewandten Management-Methoden lernen. Denn auch hier machen die Kollegen bewusst einiges anders.
In der Online-Ausgabe der amerikanischen Business Week sind wir vor einiger Zeit auf einen interessanten Artikel gestoßen, der beschreibt wie Marissa Mayer, stellvertretende Vorstandsvorsitzende von Google, ihre Meetings organisiert.
Laut Business Week nimmt Mayer wöchentlich an 70 Meetings teil, fungiert sie doch als "letzte Station" für Ingenieure und Projektmanager, bevor diese ihre Ideen an die beiden Gründer, Sergey Brin und Larry Page, herantragen dürfen. Insgesamt berichten 8 verschiedene Teams aus Direktoren, Managern und Ingenieuren zu den unterschiedlichsten Projekten in den unterschiedlichsten Phasen an Mayer.Kein Wunder also, dass Mayer feste Regeln für das Abhalten von Meetings durchgesetzt hat. Diese muten auf Anhieb nicht unbedingt revolutionär an, aber schließlich hat sich Google auch bei seinen Produkten dem Prinzip der reduzierten Einfachheit verschrieben.
Ihre 6 Regeln könnte man also auch als "Google-Meeting-Zen" bezeichnen:
1. Verfassen Sie eine verbindliche Agenda.
Mayer verlangt eine Agenda für jedes Meeting, in der klar beschrieben wird, was die Teilnehmer in diesem Meeting erreichen möchten, und wie die zur Verfügung stehende Zeit am besten genutzt werden kann. Natürlich müssen Agendas Flexibilität ermöglichen, aber laut Mayer fungieren sie vorrangig als Werkzeuge, die die Teilnehmer dazu bringen, darüber nachzudenken, was genau sie im Meeting erreichen wollen. Es hilft also allen Beteiligten als "Fokussierungs-Hilfe".
2. Erstellen Sie möglichst genaue Meeting-Notizen.
In Google Meeting wird mit insgesamt 3 Displays bzw. Projektionen gearbeitet. Zum einen wird die Präsentation an die Wand projiziert. Rechts daneben, und das ist das Besondere, werden zeitgleich die Notizen zum Meeting gezeigt. Hierbei handelt es sich nicht um das klassische, in deutschen Unternehmen beliebte Ergebnisprotokoll, sondern um eine Art Echtzeit-Abschrift, die auch den Diskussionsverlauf abbildet. Ein drittes Display zeigt eine große Stoppuhr, was in etwa der Idee unseres ersten Meeting-Tipps entspricht.
Laut Business Week sind die Verantwortlichen bei Google von der Bedeutung dieser Echtzeit-Meeting-Notizen überzeugt, denn mit ihrer Hilfe können Ungenauigkeiten und Missverständnisse sofort ausgeräumt werden. Zudem können diejenigen, die nicht persönlich am Meeting teilnehmen konnten, anhand der Notizen nicht nur die Ergebnisse nachvollziehen, sondern auch die Diskussion, die zu diesen Ergebnissen führte.
3. Lagern Sie Themen in Mini-Meetings aus.
Mayer reserviert große Zeiträume für kleine, eigenständige „Mini-Meetings“ zu besonderen Themen oder Projekten. So sieht sie beispielsweise in ihrer wöchentlichen Besprechung mit dem Vorstand mehrere, fünf- bis zehnminütige Zeitblöcke vor, die sich jeweils nur einem (aktuellen) Thema widmen.
Diese Vorgehensweise bietet genug Flexibilität, die Agenda bis unmittelbar vor dem Meeting zu verändern (sollte ein dringendes Thema auftauchen), ohne dass das Meeting zeitlich aus dem Ruder läuft.
4. Ersetzen Sie klassische Meetings durch Bürosprechstunden.
Diese Idee brachte Mayer aus ihrer Zeit in Stanford mit, wo Sie Computerwissenschaften unterrichtete – und zum ersten Mal auf die beiden Männer traf, die später Google gründen würden.
Jeden Tag um 16:00 Uhr hält Mayer für 90 Minuten eine Bürosprechstunde ab. Auf einer Tafel vor dem Büro kann sich jeder eintragen, wer zuerst kommt, kommt zuerst dran. Manchmal kommen Projektleiter, um eine Marketingkampagne absegnen zu lassen. Manchmal möchte ein Angestellter ein neues Design vorstellen. Mayer: "Viele unserer interessantesten Produkte sind in einer Bürosprechstunde entstanden. Google News, Orkut, Google Reviews oder Google Desktop wurden allesamt das erste Mal in Bürosprechstunden thematisiert." Mit einer Bürosprechstunde kann Mayer bis zu 15 Meetings ersetzen, da diese formlosen Besprechungen oft nur wenige Minuten benötigen.
5. Vertrauen Sie auf Zahlen, nicht auf Politik.
Mayers Grundsatz lautet "Don't politic, use data". Mit anderen Worten: Entscheidungen sollen nicht nach Sympathie gefällt werden, was ihrer Ansicht nach aber oft genug der Fall ist. Nach Mayers Auffassung demoralisiert diese Denkweise die Mitarbeiter, also scheut sie keine Mühen, um Entscheidungsprozesse streng wissenschaftlich anzugehen. Bei Google werden Designentscheidungen nach einem klar definierten Regelwerk getroffen. Jedes Design muss diesen Regeln standhalten, sonst wird es verworfen.
Mayer möchte nicht, dass in Design Meetings Sätze fallen wie "Mir gefällt..." oder "Ich mag...". Stattdessen sollen Begründungen objektiv formuliert werden, also zum Beispiel "Untersuchungen haben gezeigt, dass dieses Design 10% bessere Ergebnisse liefert". In der Welt von Google, in der Kunden- oder Nutzerfeedback eine zentrale Rolle spielt, funktioniert diese Vorgehensweise.
6. Halten Sie sich an die Zeitvorgabe.
Um den Druck ein bisschen zu erhöhen und die Meetings fokussiert zu halten, wird bei Google oft eine riesige Stoppuhr an die Wand projiziert, welche die verbleibenden Minuten (für das gesamte Meeting oder den aktuellen Agendapunkt) herunter zählt. Dies entspricht unserem ersten Meeting-Tipp (wir haben's nicht bei Google abgeguckt, versprochen. Google aber vermutlich auch nicht bei uns
).
Für Außenstehende mag es chaotisch aussehen, wenn in einem Meeting mit drei Projektionen gearbeitet wird – der Präsentation, der Mitschrift und der Stoppuhr. Und dennoch macht dieses Vorgehen (bei Google) Sinn, sorgt es doch inmitten von all dem kreativen Chaos für die benötigte Struktur und Disziplin.
Diese Meeting-Techniken mögen für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich vielleicht nicht allesamt geeignet erscheinen. Aber vielleicht geben sie Ihnen die ein oder andere Anregung, beim nächsten Meeting etwas Neues auszuprobieren.
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