Allen modernen Technologien der letzten Jahre zum Trotz ist das "Ur-System" zur Bereitstellung von Informationen im Unternehmen auch weiterhin ein Dauerbrenner: Die zentrale Verzeichnisstruktur im lokalen Unternehmensnetzwerk. Auch wenn ein zentrales Wissensmanagement-System im Einsatz ist, ist sie meist weiterhin Speicherort für die Dokumente des täglichen Arbeitslebens. Was verwunderlich ist, wenn man einmal betrachtet, wie ineffizient dieses System meistens funktioniert. Denn im gemeinschaftlich gehegten Chaos findet man oft nur die Dateien wieder, die man selber benannt und abgelegt hat.
Wir benennen in die häufigsten Fehler und liefern Ihnen vielfach erprobte Tipps, um dauerhaft Ordnung im Verzeichnis-Chaos zu schaffen, ohne zu viel Flexibilität aufgeben zu müssen.
Tipp #1: Gliedern Sie nach nach Herkunft, nicht nach Thema.
Der Versuch, die Themenvielfalt der täglichen Arbeit in einer einheitlichen, verbindlichen Verzeichnisstruktur abzubilden, scheitert besonders oft daran, dass das so genannte "Pertinenzprinzip" recht vorschnell zum Einsatz kommt, also das Sortieren der Daten nach Sachbetreffen beziehungsweise einer Sachsystematik. Verzeichnisse werden nach Stichwörtern benannt, und wenn das passende Stichwort/Verzeichnis noch nicht dabei ist, wird es eben angelegt. Dies führt zwangsläufig zu einem Meer an willkürlich benannten Verzeichnissen, die einzige Ordnung ist die alphabetische Sortierung der Verzeichnisse und Dateien durch Windows.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Schaffung einer Verzeichnisstruktur zunächst nach dem Provenienzprinzip vorzugehen, also die Entstehungszusammenhänge zu berücksichtigen. Konkreter Vorschlag für die ersten beiden Ebenen am Beispiel einer projektorientierten Organisation (alternativ könnte zum Beispiel auch nach Unternehmensbereichen und -abteilungen gegliedert werden):
Kunde/Mandant
Ordnen Sie Ihre Verzeichnisstruktur auf der ersten Ebene nach Mandanten oder Kunden(gruppen) und achten Sie auf eine einheitliche, unstrittige Bezeichnung der Verzeichnisse. Sofern sich die Anzahl der Verzeichnisse auf Ebene 1 im überschaubaren Rahmen hält, sollten Sie Nummern oder andere kryptische Schlüssel, die man erst wieder irgendwo nachschlagen muss, vermeiden. Das hilft niemandem. Nennen Sie Ihre Kunden beim Namen.
Projekt(nummer)
Auch hier ist eine eindeutige Benennung wichtig. Da die Anzahl an Projekten vermutlich deutlich höher ist als die Anzahl der Mandanten, empfiehlt sich hier die Verwendung von namentlichen Bezeichnungen eher nicht. Projektnummern sind hier eindeutiger und oft auch eher geläufig. Richten Sie bei Bedarf zusätzlich unterhalb jedes Mandanten ein Verzeichnis für projektübergreifende Dokumente ein, welches genauso untergliedert ist wie die projektbezogenen.
Tipp #2: Lassen Sie Ihre Organisationsstruktur außen vor.
Eine Verzeichnisstruktur dient nicht nur der thematischen Sortierung, auch Zugriffsrechte sollen vernünftig administriert werden. Dies führt nicht selten dazu, dass bereits auf einer der oberen Ebenen Verzeichnisnamen vorkommen wie z.B. "Bereichsleitung". Doch spätestens, wenn die enthaltenen Dateien nach der nächsten Umstrukturierung nicht mehr von der Bereichsleitung, sondern beispielsweise dem Unit Supervisor bearbeitet werden, bildet die Verzeichnisstruktur eine falsche Realität ab.
Auch hier hilft die oben erwähnte Vorgehensweise, den Entstehungszusammenhang zu berücksichtigen. Doch anstatt sich nun an der Funktionsbezeichnung der Personen zu orientieren, die für die Entstehung der jeweiligen Datei verantwortlich sind, empfehlen wir, die Projektphase als Anhaltspunkt zu nehmen. Zugegeben, das klingt etwas abstrakt. Hier ein konkreter Vorschlag für die Gestaltung der Ebene drei:
"Entwicklung"
Dieses Verzeichnis enthält alle Dateien und Dokumente, die im Rahmen der Entwicklung eines Projektes entstehen und benötigt werden. Der Begriff "Entwicklung" ist dabei weniger in einem chronologischen Kontext zu verstehen, sondern als kontinuierlicher Prozess – er umfasst die gesamte Planung und Optimierung, auch nach Projektstart. Daher sind in unserem Beispiel unten links auch Protokolle dieser Sektion zugeordnet, denn sie enthalten in der Regel Informationen und Aufgaben, die der Weiterentwicklung eines Projektes dienen.
"Umsetzung"
Hier finden sich alle Dateien wieder, die unmittelbar der Realisation des Projektes zuordenbar sind. In unserem Beispiel sind dies Schulungsunterlagen, Handbücher oder auch Vorlagen, dies ist aber nur exemplarisch zu verstehen. Was genau in Ihrem Fall hier zugeordnet wird, hängt unmittelbar vom Produkt bzw. von der Dienstleistung Ihres Unternehmens ab.
Durch die alphabetische Sortierung im Windows Explorer würde dieses Verzeichnis an die dritte Stelle wandern. Wenn Ihnen die chronologische Sortierung, wie hier aufgeführt, wichtig ist, so setzen Sie einfach auf dieser Ebene Ziffern vor die Verzeichnisnamen, also "1-Entwicklung", "2-Umsetzung" und "3-Steuerung". Oder Sie wählen einen alternativen, "alphabet-kompatiblen" Begriff, zum Beispiel "Operative", dann passt die Reihenfolge wieder.
"Steuerung"
Dieses Verzeichnis ist den steuernden Funktionen vorbehalten, unabhängig davon, welchen konkreten Titel diese tragen. Entsprechend ist der Inhalt gegliedert: Hier können Statistiken, Rechnungen oder vertrauliche Korrespondenz mit dem Kunden abgelegt werden.
Sollte eine weitere Unterteilung nach Zugriffsrechten oder Hierarchien erforderlich sein, versuchen Sie abstrakte Bezeichnungen zu finden, wie zum Beispiel 1-Supervisor, 2-Manager, 3-Director.
Tipp #3: Werden Sie erst ab Ebene 3 inhaltlich.
In der Abbildung links haben wir einige Beispiel für die dritte Verzeichnisebene vorgegeben. Hier kommt nun schließlich das eingangs erwähnte Pertinenzprinzip zum Einsatz, also das Benennen der Verzeichnisse nach Sachbetreffen.
Versuchen Sie, für diese Ebene Verzeichnisnamen zu finden, die in allen (oder möglichst vielen) Projekten gleichermaßen zutreffend und relevant sind. Schließlich soll durch eine einheitliche Benennung das schnelle, intuitive Navigieren durch die Verzeichnisstruktur erleichtert werden.
Tipp #4: Geben Sie die ersten drei Ebenen verbindlich vor.
Mit den ersten drei Tipps haben wir Ihnen bereits eine mögliche Schablone für Ihre künftige Verzeichnisstruktur aufgezeigt. Oben links sehen Sie eine mögliche Ausgestaltung der vorgenannten Vorschläge.
Um wirklich als "Wegweiser" zu dienen, sollten diese ersten drei Ebenen nicht verwässert werden. Daher empfehlen wir Ihnen, diese fix vorzugeben. Dies wird auch Ihren Systemadministrator freuen, kann er doch eine Verzeichnis-Schablone vorbereiten und bei einem neuen Projekt in einem Rutsch das Basis-Set an benötigten Verzeichnissen erstellen und die Berechtigungen zuweisen.
Konsequenterweise heißt dies aber auch: Lassen Sie unterhalb von Ebene 3 den Dingen ihren Lauf. Eine Überregulierung erzeugt viel Arbeit und Frust und bietet keinen nennenswerten Nutzen. Denn je mehr Sie fix vorgeben, desto schwieriger wird es für den einzelnen Anwender, der zentral erdachten Logik zu folgen.
Tipp #5: Legen Sie Verantwortlichkeiten fest.
Behandeln Sie Ihre Verzeichnisstruktur als das, was es ist: Ein zentrales Wissens-Werkzeug, wenn nicht sogar das wichtigste in Ihrem Unternehmen. Hierzu gehört es, nicht nur an den semantischen Schwächen der Struktur zu arbeiten, sondern auch an der Organisation: Zu viele Mitwirkende versalzen die Verzeichnis-Suppe. Schieben Sie dem künftig einen Riegel vor, in dem Sie einen Hauptverantwortlichen benennen. Dieser prüft dann über Stichproben die Verzeichnisstruktur auf Korrekte Anwendung und Auslegung, deckt Definitionslücken auf und dient als Ansprechpartner und Coach im Kollegenkreis.
Ein häufiger Trugschluss ist, fehlende Verantwortlichkeit durch viele Regeln zu kompensieren. Dies rächt sich bei der Verzeichnisstruktur wie bei kaum einem anderen System, schließlich benutzt es jeder – die Missachtung dieser Regeln wiegt hier also besonders schwer.
Natürlich können Sie im Rahmen der System-Berechtigungen regeln, wer überhaupt Verzeichnisse anlegen darf. Und sicher machen Konventionen für die Vergabe von Dateinamen auch Sinn. Doch erwarten Sie nicht zu viel von diesen Maßnahmen: Ab einem gewissen Punkt (nämlich genau hier) muss ein bisschen Chaos (oder sagen wir besser: Individualität) erlaubt sein.
